Во всех случаях, кроме правильно сделанного файла (так сказать «фона» под персонализацию) и тиража, препрессу необходимо знать:
- Место (или все места, если их несколько) куда «впечатываются» персонализированные данные. Не всегда это очевидно, если нет превью-файла.
- Название шрифта , его размер и цвет. Информация о названии шрифта для персонализации доступна, если этот шрифт не переведен в кривые.
Если шрифт «нестандартный», то названия может быть недостаточно, тогда необходим сам файл шрифта. При этом нет гарантии, что шрифт подойдет для персонализации, т.к. программа не всегда работает с русским текстом.
- В случае цифровой персонализации, если номера идут последовательно – база в Excel не нужна, а достаточно указать диапазон номеров. При этом следует обязательно указать, нужны ли нули, т.е. персонализация, например, от «1» до «100» или от «001» до «100». Кроме того, надо понимать, что персонализация, например, от «100» до «200» имеет, не 100, а 101 номер.
- В случае персонализации кодами нужно или превью макета с кодом или согласование макета с заказчиком. Причина: типов кодов достаточно много и даже если заказчик называет тип кода, они могут выглядеть по-разному.
- Общие рекомендации:
- База всегда должна быть предоставлена в формате Excel
- Каждая позиция персонализированных данных должна быть в отдельной ячейке файла Excel
- Надо учитывать, что шрифт персонализации, его размер и цвет в каждой ячейке данных будет одинаковый. Т.е. если клиент произвел какое-либо форматирование в рамках одной ячейки, оно будет утеряно. Исключение составляет только перенос текста на новую строку (нажатием в Excelе Alt-Enter).
- Т.о. если клиент хочет получить, например, фамилию одним шрифтом, имя/отчество — другим, а должность третьим, то в базе это должно быть сделано в 3 столбца.
Пример неправильной базы в Excel
Пример правильной базы в Excel
- При этом надо учитывать, что текст из ячейки будет переноситься в поле персонализации по мере заполнения этого поля. Т.е. перенос может быть непрогнозируемым, т.е. имя и отчество могут поместиться или в 1 или в 2 строки. Можно такой текст (в данном случае имя и отчество) принудительно вписать в одну строку, но тогда, если этот текст не помещается в область персонализации, он автоматически уменьшиться. Т.о. у разных людей имя и отчество по размерам шрифта будут разными. (На самом деле вышеизложенное для данного примера относится также и к фамилии и к должности, если поля под персонализацию для имени и отчества достаточно маленькие).
Сравните:
В приведенном выше примере, возможно уменьшить расстояние между строками, но эта работа выполняется «вручную» и может потребовать много времени (т.е. 30-40 бейджей можно просмотреть и поправить, а от 100 и более — проблематично.)
- Иногда в предоставленной в Excele базе клиент в ячейках с данными оставляет лишние пробелы, которые визуально не видны. Естественно они «всплывают» в итоговом макете. Например, если после ФИО лица идет «!», то восклицательный знак с лишними пробелами после ФИО будет так: «Уважаемый Иван Иванович !». Или, например, если пробелы после имени: «Уважаемый Иван Иванович!». Поэтому перед отправкой базы в типографию необходимо выполнить в Excel автозамену двойных-тройных пробелов на один (возможно потребуется несколько циклов). Некоторые операции в Excelе возможны, например – перевести все символы в прописные (из «Иванов» в «ИВАНОВ») или замена имени и отчества на инициалы (из «Иванов Андрей Владимирович» в «Иванов А.В.»)
- Изредка клиент предоставляет базу в именительном падеже, а текст в итоговом обращении должен быть в родительном (в базе «Иванов Иван Иванович», а в макете «Поздавляем Иванова Ивана Ивановича»). Естественно, такая база не годится.
- Если в базе вперемешку есть лица мужского и женского пола и должно быть «обращение» к этому лицу, рекомендуется это «обращение» также персонализировать:
Дорогой / Иван Иванович
Дорогая / Ольга Петровна - При персонализации большого объема данных по типу лотерейных билетов со сложным кодом (т.е. именно кодом, а не последовательностью номеров) настоятельно рекомендуется базу кодов делать с запасом 10% и оформлять персонализацию «с потерями». Причина — в случае такой персонализации сложно гарантировать 100% печать всех номеров без брака. То есть часть листов или билетов ушедших в брак (при печати, резке или например перфорации) будут заменены на билеты из этих 10% (не нужен поиск и замена отбракованных билетов).
Правильный макет с персонализацией это:
Макет + База + Шрифт
